Gestión y seguridad documental

La desmaterialización de los procesos documentales ya es una realidad para un gran número de empresas privadas y públicas. El concepto "cero papel" se aplica a todo tipo de documentos de una empresa como correos, facturas, albaranes, nóminas, etc. Al mismo tiempo este concepto impone ciertos requisitos en todo el ciclo de vida de un documento con sus propiedades y su cadena de confianza. Un documento que no requiere requisitos especiales de seguridad y perdurabilidad se gestiona habitualmente con un gestor documental. Sin embargo, para un documento sensible y de larga esperanza de vida es imprescindible tener un entorno de confianza digital que preserva su autenticidad, integridad e inteligibilidad desde su creación hasta su eliminación.

Aubay Spain presenta una solución completa y flexible de gestión y seguridad documental. Todo el ciclo de vida de un documento o de una evidencia electrónica se implementa con una arquitectura de tres capas que conforman la cadena de confianza documental:

• Capa de gestión y/o de presentación de documentos
• Capa de archivado y de intercambio de documentos seguros
• Capa de almacenamiento físico de documentos con y sin requisito de seguridad

La capa de gestión y/o de presentación se implementa actualmente con varias herramientas como portales (por ejemplo, Liferay, GateIn, etc.) y/o gestores documentales (por ejemplo, Alfresco, SharePoint, Documentum, etc.). Son herramientas que proporcionan muchas ventajas en cuanto a manejabilidad, rapidez y ahorro de costes para cualquier proceso de gestión documental pero necesitan complementarse con una capa de seguridad para los documentos sensibles.

La capa de archivado e intercambio documental se basa en la plataforma de confianza digital que proporciona todas las herramientas necesarias para generar las evidencias digitales, gestionar sus intercambios seguros y conservarlas a lo largo de tiempo. Para asegurar la autenticación, integridad y no repudio de documentos se utilizan distintos formatos de firmas digitales como PKCS#7, XAdES, PAdES, PDF aplicados a distintos formatos de documentos como PDF, PDF/A, XML, etc. La integración de las dos capas se basa en la arquitectura SOA/EDA y las implementaciones de Servicios Web que permiten el uso de distintos lenguajes de programación (Java, .Net, etc.). La solución completa abre camino a múltiples aplicaciones destinadas a todos sectores de clientes:

• Generales: Facturas Electrónicas, Voto Electrónico, Subvenciones, Contratos Online, Burofaxes, Procesos Documentales, etc.
• Administraciones Públicas: Expedientes, Notificaciones, Compulsa Electrónica, Licitaciones, etc.
• Banca: Tasaciones, Transacciones, Domiciliaciones, Hipotecas, Préstamos, Estados de Cuentas, etc.
• Salud: Historiales Clínicos, Ensayos, Análisis, Recetas, etc.

Aubay Spain propone a sus clientes proyectos a medida para implantar nuevos sistemas de gestión y seguridad documental así como para integrar y ampliar las funcionalidades de los sistemas existentes.

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